3 onverwachte zakelijke voordelen van digitale formulieren

Als je aan 10 mensen in je omgeving vraagt of ze digitalisering goed vinden, is de kans groot dat de meerderheid, zo niet iedereen, met een volmondig ‘ja’ antwoordt. Maar waarom eigenlijk? Als we ‘digitalisering’ horen, denken we meteen aan meer efficiëntie of lagere kosten. Maar is dat alles?
Hoewel dit zeker goede redenen zijn om te overwegen om digitaal te gaan werken, kan het soms moeilijk zijn om ze vooraf met harde cijfers te staven. Waar en hoe verbeteren digitale formulieren precies de efficiëntie? En welke kosten gaan erdoor omlaag? De antwoorden zijn afhankelijk van de use case, wat het voor bedrijven moeilijker maakt om realistische verwachtingen te stellen – en dus vooruitgang te boeken met de daadwerkelijke implementatie van digitale formulieren.

Na het verzamelen van feedback van bedrijven Resco Inspections+hebben we voordelen kunnen identificeren die misschien minder voor de hand liggen, maar wel tastbaarder zijn.

De echte voordelen van het inruilen van papier voor digitale formulieren

Betere gegevenskwaliteit

Gegevens van hoge kwaliteit kunnen waardevolle inzichten bieden in de bedrijfsvoering en allerlei economische schade voorkomen. Wat is ‘kwaliteit’?

• Volledigheid – verplichte gegevens ontbreken niet
• Conformiteit – gegevens voldoen aan een vaste standaard, zoals gegevenstype, -grootte of -formaat
• Consistentie – gegevens geven dezelfde informatie weer en zijn synchroon tussen teams en/of tijdstippen
• Nauwkeurigheid – de mate waarin gegevens het object of de gebeurtenis in de echte wereld correct weergeven
• Actualiteit – gegevens zijn up-to-date

Digitale formulieren kunnen de gegevenskwaliteit op al deze gebieden verbeteren. Volledigheid kan worden bereikt door simpelweg verplichte velden op te nemen, zonder welke het formulier niet kan worden verzonden. De conformiteit van gegevens is een direct resultaat van de instellingen van het formulier en de invoervelden, en als bijkomend voordeel hoeven gebruikers niet te worden getraind of herinnerd aan het invoermodel dat ze moeten gebruiken.

Dit resulteert natuurlijk ook in consistentie. De nauwkeurigheid kan op verschillende manieren worden verbeterd, bijvoorbeeld door codes te scannen in plaats van handmatige invoer. Of simpelweg door het transcriptieproces, waarbij informatie handmatig van papieren formulieren in een systeem wordt gekopieerd, achterwege te laten. En door de gegevens direct in digitale vorm in te dienen, wordt de tijdigheid verbeterd en zijn ze sneller beschikbaar voor de backoffice.

Standaardisatie van bedrijfsprocessen

Standaardisatie vermindert verliezen, vergroot de transparantie en vereenvoudigt de training van werknemers. Hoe groter het bedrijf, hoe groter de behoefte aan interne werkstandaarden voor alle afdelingen. Digitale formulieren kunnen hier ongetwijfeld bij helpen, omdat ze door hun ontwerp meer gestandaardiseerd zijn dan papieren formulieren.

De kwestie van gegevensconformiteit uit de vorige paragraaf raakt dit onderwerp al aan. Door een bepaald antwoordformaat of een bepaalde processtroom te eisen, zet je al de eerste stappen in de richting van meer uniforme workflows.

Een ander voorbeeld kan voortkomen uit veel voorkomende verwarring onder eindgebruikers over antwoorden die niet duidelijk genoeg zijn, zoals het markeren van een dienst als “Standaard” of “Pro”. In plaats van terugkerende trainingssessies over hoe het papierwerk correct in te vullen, kunnen de formulieren hen helpen bij het maken van de beslissing, of zelfs een regel bevatten die de velden vooraf invult op basis van de reeds verstrekte informatie.

Verbeterde naleving door bedrijven

Digitale formulieren kunnen ook helpen bij het naleven van wet- en regelgeving. Het maken en beheren van nalevingscontroles is nog maar het begin. Tijdigheid van gegevens betekent dat de gegevens beschikbaar zijn wanneer ze verwacht en nodig zijn, bijvoorbeeld voor driemaandelijkse of jaarlijkse beoordelingen. Digitale formulieren kunnen ook de veiligheid van werknemers garanderen door hen door processen te leiden en hen eraan te herinneren de voorschriften na te leven.

Resco Inspections+: Aangepaste mobiele formulieren voor het verbeteren van uw bedrijf

Of je het nu nodig hebt voor inspecties, audits, kwaliteitscontrole, compliance checklists, enquêtes of voorraadbeheer, met Resco Inspections kun je flexibele digitale formulieren maken die soepel werken op elk mobiel apparaat – tablet, telefoon of smartwatch – zodat je comfortabel in het veld kunt werken en je bedrijfsdoelen kunt halen. Start uw producttour of plan vandaag nog een demo.