Mobiele torens, windturbines, offshore booreilanden, bouwplaatsen, kelders, parkeergarages of afgelegen gebieden.
Als uw buitendienstmedewerkers op ten minste een van deze plaatsen actief zijn, weet u waarschijnlijk hoe moeilijk het is om slechts enkele van de processen waarmee uw medewerkers dagelijks te maken krijgen te digitaliseren.
Locaties zonder verbinding zijn waar spreadsheets, databases of online apps veel van hun krachten verliezen. Uiteindelijk zijn complexe offline scenario’s een van de redenen waarom de buitendienstsector de reputatie heeft traag te zijn bij het invoeren van nieuwe technologieën.
Maar is er een uitweg? In dit artikel bekijken we hoe een betrouwbare offline functionaliteit veel pijnpunten bij field service kan oplossen, maar ook wat de overwegingen zijn als je van plan bent om de offline modus onderweg te gebruiken.
Laten we beginnen op een punt waar alles goed gaat.
De kracht van digitale field service-oplossingen in een verbonden wereld
Buitendienstorganisaties houden al tientallen jaren vast aan pen-en-papierprocessen. De reden is dat het een procedure is die ervoor zorgt dat er op korte termijn niets kapot gaat. En in offline scenario’s.
Maar daarmee wordt ook niets beter. Daarom hebben zelfs de traditionele industrieën zoals field service behoefte aan en streven ze naar modernisering.
Want in een scenario waarin alles met elkaar verbonden is, bieden digitale oplossingen voordelen waar pen en papier simpelweg niet aan kunnen tippen:
- Mogelijkheid om alle bedrijfsgegevens onderweg te gebruiken
- Rechtstreeks vanuit het veld rapporteren
- Gebruik van dynamische en aanpasbare vragenlijsten
- Automatisering van repetitieve processen zoals het aanmaken van werkorders
- Snel werk toewijzen en middelen beheren
- Directe verbinding tussen personeel en klanten
In combinatie met andere extra voordelen zorgen digitale technologieën voor groei en productiviteitsverhoging in de hele buitendienst.
Maar het verschil in de waarde van een digitale oplossing wordt vaak groter wanneer deze offline is – wanneer niet alles vlekkeloos verloopt en niet alle mogelijkheden kunnen worden benut. Het is een make-or-break situatie voor de ROI van een digitale oplossing.
Losgekoppeld in het veld
Offline locaties zorgen voor onzekerheden bij het gebruik van een digitale oplossing. Real-time updates werken niet, het toewijzen van taken is niet beschikbaar en rapporten worden niet geleverd.
En de vraag voor organisaties is: Zullen we de gegevens kunnen ontvangen als we weer online zijn?
Dat creëert situaties waarin bedrijven moeten beslissen. Of ze blijven vasthouden aan een pen-en-papier aanpak, wat de waarde van het integreren van een mobiele oplossing vermindert, of ze zijn in staat om op hun software te vertrouwen, zelfs in tijden zonder verbinding, en verzamelde gegevens later te synchroniseren.
Betrouwbaarheid is essentieel in dergelijke scenario’s. Als de verzamelde gegevens verloren gaan nadat ze weer online zijn gegaan of als de gegevenssynchronisatie vertraging oploopt, verliezen uw buitendienstmedewerkers en managers het vertrouwen en de reden om de oplossing te gebruiken.
Offline gegevens verzamelen in het veld
Gebruikers in het veld hebben een offline modus nodig omdat niet al het werk wordt uitgevoerd met een stabiele verbinding. Veel digitale producten lossen dit op.
Een offline modus kan echter op verschillende manieren geïmplementeerd worden en verschillende prestaties hebben, ondanks dat ze allemaal in essentie dezelfde functiebeschrijving hebben.
Waarom heeft niet elk product een geweldige offline modus? Het grootste antwoord is – compromissen.
De offline modus bemoeilijkt aanpassingen, versiesynchronisatie en natuurlijk gegevenssynchronisatie. Het gemak van SaaS en de alomtegenwoordigheid van connectiviteit betekenen dat de meeste leveranciers de offline modus helemaal overslaan of op zoek gaan naar een oplossing die goed genoeg is om kernfunctionaliteit of volledige functionaliteit voor relatief korte perioden mogelijk te maken.
Maar om volledig te kunnen profiteren van de mogelijkheden van een digitale oplossing in niet-verbonden scenario’s, moeten veldtechnici en managers bijna de volledige functionaliteit gebruiken, zelfs voor langere perioden.
Het ideale geval is om een ‘nu invoeren, later synchroniseren’-proces te implementeren, wat betekent dat veldtechnici de mogelijkheden van de mobiele oplossing gewoon kunnen gebruiken en de gegevens kunnen synchroniseren wanneer ze weer online zijn.
Daarom kunnen gebruikers van Resco oplossingen in offline modus:
- Alle benodigde informatie en documenten opslaan in het lokale geheugen
- Verzamel gegevens, foto’s, video’s met dynamische vragenlijsten
- Toegang tot werkorders en activagegevens
- Controleer de kalender
- Genereer ter plekke pdf-rapporten
- Facturen bewerken/creëren
- Gebruik opgeslagen kaartweergaven
- En meer
Alles wat technici verzamelen, bewerken of creëren terwijl ze geen verbinding hebben in het veld, wordt onmiddellijk gesynchroniseerd zodra ze terugkeren naar de online wereld. De mogelijkheid om alle mogelijkheden te combineren met of zonder internetverbinding helpt Southern States Toyotalift ook met hun productiviteit:
“Het creëerde een efficiëntie voor ons die wat vaak een 30 minuten tot een uur durend proces was, terugbracht naar ongeveer vier minuten per formulier,” legt Jason Johnson, Corporate Marketing Manager, uit. “Nu zijn we in staat om de markt te voorzien van informatie met een snelheid die voorheen niet eens haalbaar was voor ons. Dus dat is waar het onze verkoopsnelheid snel heeft versneld,” voegt Jason toe.
Wat u moet overwegen voordat u mobiele software voor offline gebruik implementeert
Als je een digitale oplossing wilt gebruiken in offline scenario’s, moet je je richten op een aantal belangrijke mogelijkheden:
Geef betrouwbaarheid prioriteit
Zoals eerder gezegd, als je oplossing niet alle verzamelde gegevens van de offline naar de online wereld levert, verliezen technici en managers de reden om de oplossing te gebruiken. Dan wint pen-en-papier. Probeer de betrouwbaarheid van de oplossing eerst in het klein uit, zodat je erop kunt vertrouwen als de oplossing volledig in gebruik wordt genomen.
Werk voor het proefproject met slechts enkele gebruikers offline, voer verschillende veldwijzigingen door, verbind verschillende apparaten en verbind ze opnieuw.
Laat een apparaat lange tijd offline met veel wijzigingen. Hebben andere gebruikers een waarde van diezelfde gegevens gewijzigd terwijl de andere gebruiker offline was? Controleer of je alle synchronisatieconflicten kunt oplossen.
Automatiseringsopties controleren
Streef ernaar om de overstap tussen de online en offline wereld soepel te laten verlopen voor buitendienstmedewerkers en managers.
Dit kan worden gedaan door synchronisatieregels te automatiseren en werkinstructies te geven, zodat eerstelijnswerkers altijd weten welke gegevens ze nodig hebben op locaties waar de verbinding is verbroken.
Ervoor zorgen dat de digitale oplossing dekt wat technici nodig hebben
Houd in gedachten dat digitalisering plaatsvindt omdat het werknemers helpt hun productiviteit te verhogen en hun werk te vereenvoudigen. Maak er ook offline een regel van.
Zorg ervoor dat je software technici in staat stelt om net zoveel offline als online te doen en geen barrières opwerpt waardoor ze dubbel moeten rapporteren of extra administratieve taken moeten uitvoeren.
Denk eerst offline
Dankzij hun voordelen worden digitale technologieën steeds meer een normaal onderdeel van buitendienstwerkzaamheden. Maar werken in niet verbonden gebieden vormt nog steeds een uitdaging voor organisaties.
Bij Resco hebben we onze oplossingen vanaf dag één offline gemaakt, zodat alle gebruikers elke dag offline gegevens in het veld kunnen verzamelen.
Probeer de offline mogelijkheden of Resco Inspections gratis uit en kijk hoe het voor jou werkt.