De mogelijkheid om de Resco Mobile App Development Toolkiten Resco Inspections+ oplossingen biedt niet alleen een manier om technici in het veld toegang te geven tot gegevens en het afronden van werkzaamheden te vergemakkelijken.
Het biedt ook een mogelijkheid om de efficiëntie en productiviteit op de werkplek te verhogen.
Om deze kans te benutten, hebben we in WennSoft (voorheen Key2Act) een slanke benadering van processtromen geïmplementeerd die bekend staat als Plan, Do, Check, Act (PDCA). Deze cyclische benadering van de processtroom zorgt voor voortdurende verbeteringen.
En met deze methode hebben we verschillende processen in de workflow van de technicus geoptimaliseerd. We hebben bijvoorbeeld het aantal klikken voor het voltooien van een procedure genaamd Job Safety Analysis (JSA) teruggebracht van 47 naar 15. Dat is een vermindering van 68% van het aantal klikken en een toename van de efficiëntie. Dat is een vermindering van 68% van het aantal klikken en een toename in efficiëntie.
Om het PDCA-model en hoe we deze optimalisaties hebben bereikt beter te begrijpen, nemen we alle stappen van PDCA door.
Wat is de Plan, Do, Check, Act (PDCA)-methode?
Organisaties en individuen gebruiken de Plan-Do-Check-Act cyclus voor het doorvoeren van een verandering in bedrijfsprocessen. De methode bestaat uit vier stappen, elk ontworpen voor een specifiek doel:
- Een verandering voorstellen
- De verandering doorvoeren
- De resultaten meten
- Gepaste actie ondernemen
Het concept werd voor het eerst voorgesteld door de Amerikaanse natuurkundige Walter Shewhart in de jaren 1920 en verder ontwikkeld door William Deming in de jaren 1950.
PDCA is vergelijkbaar met de Kaizen-filosofie en Six Sigma methodologieën.
Hoe we PDCA hebben geïmplementeerd bij WennSoft
Stap 1: Plan – Documenteer de huidige processen
De eerste stap in de processtroom is het gebruik van de huidige mobiele processen als het Plan. We beginnen met het analyseren van procedures die al ‘in productie’ zijn zonder wijzigingen aan te brengen.
Stap 2: Doen – Een beeld krijgen van de processen in actie
In stap twee is het belangrijk om vast te leggen hoe de huidige processen (Planscenario) in actie vorderen.
Met elke mobiele oplossing wil je het aantal klikken verminderen dat nodig is om een proces te voltooien.
In onze mobiele oplossing hadden we bijvoorbeeld een mobiele gebruiker die zijn huidige proces vastlegde tijdens het werken aan een afspraak. In dit scenario was het belangrijk om onze mobiele gebruikers te laten doen wat ze normaal doen, zonder ze te storen.
We moesten beter begrijpen hoe ze de oplossing gebruiken zonder meteen suggesties te geven.
Stap 3: Controleren – Analyseer de resultaten
Nu we een beeld hebben van de huidige situatie, is het tijd om dat om te zetten in gegevens die geanalyseerd kunnen worden.
We bekijken de video opnieuw die is opgenomen in ‘Doen’ en telkens wanneer de gebruiker klikt of tekst moet invoeren, schrijven we dit op als een nieuwe stap.
Zodra alle stappen zijn opgeschreven, gaan we terug en groeperen we ze op basis van wat de gemeenschappelijke taak is die deze stappen voltooien, of wat de gebruiker probeert te doen. Uit deze gegroepeerde taken stellen we een algemene processtroom samen.
Deze stap levert gegevens voor de momentopname van het proces en biedt een basislijn met werkelijke getallen (hoeveel klikken/stappen om een taak te voltooien, hoeveel taken om het totale proces te voltooien).
Stap 4: handelen – implementatie
Als ons plan het aantal stappen en de processtroomprocedure zou bevatten om deze workflow te optimaliseren, zouden we softwareveranderingen kunnen doorvoeren en het personeel kunnen trainen in de updates.
Maar omdat dit de eerste keer was dat we de PDCA-cyclus voor planning gebruikten en onze workflow nog niet geoptimaliseerd is, gingen we verder en begonnen we opnieuw met de cyclus.
De tweede cyclus van PDCA:
Stap 1 (tweede cyclus): Plan – Opties uitproberen door de volgorde te veranderen of aanpassingen toe te voegen
Om een workflow verder te optimaliseren, moet je het PDCA-proces opnieuw starten door terug te keren naar de eerste stap – Plan.
Op basis van de verzamelde gegevens bekijken we welke taken de meeste stappen vergen en stellen we vragen:
- Kan het proces worden herschikt om het aantal stappen te verminderen?
- Welke taken of stappen veroorzaken de meeste frustratie?
- Is er maatwerk dat we kunnen implementeren om de stappen te verminderen?
- Kan Resco Inspections sommige stappen inkorten?
Het antwoord op deze vragen is misschien niet altijd duidelijk. Dus bedenken we een nieuw plan om het te proberen en gaan we verder met PDCA om erachter te komen.
Stap 2 (tweede cyclus): Doen – Een beeld krijgen van het plan in actie
In deze stap proberen we het nieuwe plan uit en noteren we de stappen en taken die nodig zijn om hetzelfde proces te voltooien.
Stap 3 (tweede cyclus): Controleren – Analyseer de resultaten
Het kan je verbazen dat de beste case die je had bedacht, eigenlijk niet de meest geoptimaliseerde is. Daarom is het PDCA-proces zo nuttig. Het geeft ons tastbare gegevens om te vergelijken.
Stap 4 (tweede cyclus): Act – Implementatie
Als we tevreden zijn met het laatste plan, werken we aan de implementatie ervan in de productie, anders beginnen we de cyclus opnieuw met de kennis die we in de vorige cyclus hebben opgedaan.
Onze ervaring met PDCA
We hebben bijvoorbeeld een proces waarbij technici een Job Safety Analysis (JSA) uitvoeren wanneer ze op locatie aankomen. Ze moeten potentiële gevaren identificeren en bepalen of de locatie veilig is om verder te werken.
Na het toepassen van PDCA in dit scenario werd het aantal klikken dat nodig was om de JSA te voltooien en het resulterende rapport te produceren teruggebracht van 47 naar 15. Dat is een vermindering van 68% van het aantal klikken en een toename van de efficiëntie. Dat is een vermindering van 68% van het aantal klikken en een toename in efficiëntie.
Met name in ons gebruik van de PDCA-evaluatie konden we het aantal klikken voor een proces met meer dan 50% verminderen.
Dit is niet alleen een enorme toename in efficiëntie, maar het andere voordeel is het gebruiksgemak en de tevredenheid van mobiele gebruikers. Dat is niet zo gemakkelijk te kwantificeren, maar net zo belangrijk.
Probeer PDCA om uw processen te verbeteren
Het PDCA-proces is een geweldige methode om te gebruiken, ongeacht hoe goed je mobiele workflow momenteel wordt bekeken.
Als je workflow op dit moment goed werkt, zijn er misschien nog gebieden die je kunt ontdekken om te verfijnen.
Als je huidige workflow een constante frustratie is voor gebruikers, zijn er misschien hiaten, kansen in het proces of mobiele aanpassingen die je identificeert.
PDCA is een eenvoudig proces om te volgen en de flexibiliteit van Resco Mobile App Development Toolkit in combinatie met Inspections+ biedt voldoende mogelijkheden om verschillende plannen uit te proberen.
Dit is een geweldige oefening om elk jaar opnieuw te bekijken, vooral wanneer er nieuwe functies en functionaliteit beschikbaar worden. Probeer het uit, je zult misschien verrast zijn door wat je vindt.
Deze blog is geschreven door Nicole Zabel, Software Developer bij WennSoft
