Rapport buitendienst

Veel bedrijfseigenaren willen op de hoogte blijven van de voortgang ter plaatse om de buitendienst te controleren en in balans te houden.
Maar elke keer ter plaatse gaan kan tijd en moeite kosten. Als oplossing zijn dagelijkse field service rapporten een fantastische manier om de voortgang bij te houden en meer inzicht te krijgen in projecten en klanten.

Hier leer je alles over field service rapporten – wat ze zijn, hoe je ze schrijft, hun belangrijkste elementen en voordelen, en hoe ze verschillende sectoren helpen.

Je wilt waarschijnlijk de hele dag informatie over de site, het werk van de technicus, klantgegevens, onderhoud, operationele inzichten en andere waardevolle statistieken.

Dagelijks naar het veld gaan voor inspectie is echter tijdrovend, maar servicerapporten kunnen je daarbij helpen.

Wat is een buitendienstrapport?

Een field service report is de documentatie van een veldbezoek door technici of personeel op locatie.

De technici in het veld vullen het rapport in, dat voornamelijk bestaat uit de prestaties van de werknemers, de voortgang, klantinformatie, een overzicht van lopende en volgende taken, installaties, reparaties, controles, inspecties en onderhoud.

Dit is een briljante manier om de voortgang van een project, onderhoud en andere waardevolle statistieken bij te houden.

Hoe ziet het eruit?

Afhankelijk van de schaalbaarheid en het belang van een project kan het buitendienstrapport lang of kort zijn. Het heeft geen vast formaat, dus verschillende branchespecialisten produceren verschillende rapporten.

De nadruk ligt echter op de gegevens van klanten, technici en projectanalyses.

Het kan informatie bevatten over de gebruikte apparatuur, zoals de staat, reparatiedetails, nummers, onderhoudsprocedure en kosten.

Sommige rapporten kunnen ook meerdere handtekeningen hebben als twee of meer technici aan hetzelfde rapport werken.

Hoe schrijf je het?

Het schrijven van een buitendienstrapport is niet zo technisch, omdat het geen specifiek formaat heeft. Hier lees je hoe je het kunt maken:

1. Schrijf de diensten op die technici op het terrein hebben uitgevoerd, zoals installaties, onderhoud, reparaties, vervangingen, enz.

2. Leg de problemen uit en maak foto’s van eventuele schade (indien mogelijk).

3. Documenteer alle uitgevoerde acties voor de taken en maak een lijst van voltooide taken. In het geval van onvolledig werk, vermeld ze in het vervolggedeelte.

4. Vat de gebeurtenissen, schade en operaties samen.

5. Neem de handtekeningen van alle deelnemers, d.w.z. klanten, klanten, technici, field service engineers en andere medewerkers.

Je kunt ook details toevoegen over de volgende items. Het maakt je rapport professioneel, gedetailleerd en compleet.

• Activa & uitrusting
• Locatie
• Zaken & Rekeningen
• Zendingen
• Bestellingen retourneren
• Bronnen
• Timesheets
• Onderhoudsplannen en -opdrachten
• Productaanvragen en -overdrachten

Je kunt het proces van rapporten maken verkennen met de rondleiding van Resco.

Belang in Field Service Management

Het schrijven van een field service report is essentieel om inzichtelijke gegevens over het project te krijgen en de voortgang te volgen. Je kunt analyseren hoe effectief je experts en technici in het veld werken en progressieve veranderingen in de loop van de tijd documenteren.

Het helpt je klanten, investeerders en partners ook om bij te houden hoe goed je bedrijf het doet, zodat ze kunnen bijdragen aan de verbetering ervan.

Je krijgt ook een beter inzicht in de veranderingen en situaties op het veld. Zo kun je de juiste beslissingen nemen en fouten of tegenslagen effectief signaleren om ze op tijd te voorkomen.

Belangrijkste elementen

Elk rapport is anders, maar er zijn vijf belangrijke elementen die van vitaal belang zijn en in een goed rapport moeten staan.

Je mag een deel van de informatie hierboven overslaan (afhankelijk van de vereisten van het rapport), maar je mag de onderstaande elementen niet overslaan.

1. Informatie voor klant en technicus

Het eerste deel van je rapport moet basisinformatie bevatten over de klanten en de buitendienstmedewerkers.

De klantensectie bestaat meestal uit hun namen, adressen en contactgegevens. Het kan ook de informatie van het bedrijf bevatten als het gaat om klanten die behoren tot een groep van derden.

De sectie van de technicus bevat het aantal personeelsleden dat op de site werkt, hun namen, adressen, soort werk, expertiseniveau en toegewezen taken.

U kunt ook een extra categorie vereisen als ze van een derde partij of een intern lid zijn, inclusief de naam van het bedrijf en andere noodzakelijke informatie in het eerste geval.

2. Projectgegevens

Het volgende deel bevat alle essentiële details over het project of het werk op de bouwplaats. Dit omvat meestal:

• Eventuele defecten aan de activa of apparatuur
• Reparaties aan deze defecten
• Alle gemaakte installaties
• Uitgevoerde services of vereist onderhoud
• Voltooide vervangingen
• Beelden van de locatie ter bevestiging (indien mogelijk)

Documentatie van al deze aspecten is van vitaal belang om gegevens over de voortgang van de dag veilig te stellen. Het is nuttig bij het controleren, analyseren of vergelijken met het werk van een andere dag.

De projectgegevens zorgen er ook voor dat de taken correct en door de juiste technicus worden uitgevoerd. Het helpt zelfs als bewijs als de klant later klaagt dat de service onvolledig is.

3. Ondertekening door verschillende partijen

Zodra het project of de taak is voltooid, is het essentieel om de handtekeningen op papier of digitaal te krijgen van klanten, technici en alle betrokken deelnemers.

Het geeft de succesvolle voltooiing van taken aan en de tevredenheid van alle partijen. Dus als de klant later een geschil meldt, is dit je solide bewijs dat ze in eerste instantie tevreden waren met het werk.

Voordat klanten hun handtekening zetten, moeten ze er dus voor zorgen dat ze het hele rapport hebben gelezen, dat ze alle genoemde punten hebben gecontroleerd en dat ze kunnen verifiëren of ze correct zijn ingevuld.

Aan de andere kant moeten technici bevestigen dat ze al hun handelingen hebben uitgevoerd voordat ze aftekenen. Hun prestaties hebben met succes voldaan aan de verwachtingen van de betrokken klanten of bedrijven.

4. Prioriteiten en opvolgingstaken

Vaak worden niet alle taken in één dag op het terrein uitgevoerd of is de juiste technicus waarschijnlijk afwezig.

Het rapport moet dus duidelijk vermelden of een taak later moet worden uitgevoerd of door een andere technicus. Een lijst met opvolgingstaken zal mensen helpen te begrijpen wat er moet gebeuren en de nodige maatregelen te nemen om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.

Of als een onderdeel van een project belangrijker is, kan het onder de prioriteiten worden geschreven. Op deze manier kunnen de projectmanagers de juiste afspraken maken om het eerder af te handelen of het door te geven en de juiste technicus toewijzen om de taak snel af te ronden.

5. Timesheets en gemiddelde tijdsbestekken

Een ander belangrijk element is het toevoegen van een timesheet aan het rapport, omdat hierin de aankomst- en vertrektijden van klanten, technici en andere mensen op de locatie worden bijgehouden. Het bevat ook de tijd die verschillende medewerkers besteden aan het uitvoeren van een bepaalde taak.

Een urenstaat helpt dus om inzicht te krijgen in de gemiddelde tijd die nodig is om een bepaalde handeling uit te voeren en in de werksnelheid van de medewerkers.

Verder helpt het managers bij het toewijzen van een tijdsbestek aan de technici, zodat ze hun taken efficiënt kunnen afronden voor de deadlines. Het verbetert dus het algehele tijdbeheer van de technici in het veld en de efficiëntie van het project.

Kenmerken

Planning, routebepaling en verzending

Naast een beter inzicht in het veld helpt een field service report de managers om taken in te plannen voor de technici. Het zorgt voor een vlottere workflow en tijdmanagement.

Ze krijgen een goed inzicht in de routes van voertuigen en plannen snellere routes en verzendpunten. Het rapport stelt de managers dus in staat om strategieën op locatie efficiënt te beheren en te plannen op basis van de voortgang van de dag.

Mobiele toegang

In de vorm van digitale rapporten voegt het mobiliteit en eenvoudige toegang tot activiteiten in het veld toe. Het proces wordt nog eenvoudiger als technici cloud-gebaseerde rapportages gebruiken die regelmatig worden bijgewerkt.

Op deze manier kunnen de managers live rapporten krijgen, planningen organiseren, tijdig taken toewijzen aan technici en strategieën uitstippelen voor de volgende stappen bij het oplossen van problemen met klanten.

De mobiele toegang zorgt ook voor een onmiddellijke rapportage van schade of storingen, zodat deze adequaat kunnen worden aangepakt.

Je kunt de mobiele ervaring van het werken met rapporten uitproberen via de rondleiding van Resco.

Klant- en projectbeheer

Het veldservicerapport biedt een beter klantenbeheer omdat de technici ter plaatse de informatie van klanten invullen. De eigenaars en managers kunnen hun vereisten, contactgegevens en interactie met de technici op het terrein bijhouden, zodat ze met hen in contact kunnen treden.

Op die manier kunnen ze projecten en prestaties op locatie effectief beheren. Als klanten tevreden zijn, kunnen managers werken aan verbeteringen. Anders kunnen ze bijhouden waar ze tekortschieten om die schade te herstellen of het probleem op te lossen.

Beheer werkorders

Deze functie van een rapport zorgt voor een gestroomlijnde workflow. Zoals eerder besproken bevat het rapport urenstaten en opvolgingslijsten; het stelt de ambtenaren in staat om taken correct te plannen, te organiseren en toe te wijzen volgens hun belang en deadlines.

Het biedt verbeterd werkorderbeheer om aan de vereisten te voldoen.

Uitgebreide rapporten

De rapporten bevatten alle werkzaamheden, onderhoud, installaties, reparaties en klantcontacten van de dag.

Het vat dus de gebeurtenissen samen met alle feiten, statistieken en facturen. De autoriteiten hebben alle benodigde gegevens in een beknopt maar georganiseerd formaat, waardoor ze proactief kunnen reageren op complicaties en verdere strategieën voor vooruitgang kunnen implementeren.

Voordelen

1. Verhoogt de efficiëntie

Het rapport verbetert de efficiëntie op het terrein en de prestaties van de technici door de managers op de hoogte te houden.

Ze kunnen de voortgang van het project en de interacties met de klant gemakkelijk begrijpen en het personeel effectief begeleiden om een betere klantbetrokkenheid en betere resultaten te krijgen.

2. Verhoogt de winstgevendheid

Effectieve betrokkenheid bij meer klanten zorgt voor meer verkoop op de site of levert sneller resultaat op. De rapporten verbeteren dus ook de winstgevendheid van de site door klanten tevreden te stellen of projecten op tijd af te ronden.

Technici die problemen van klanten eerder oplossen en hun tevredenheid vergroten, trekken meer klanten aan, wat winst oplevert.

3. Diepgaand inzicht bieden in het werk van de technici

De managers beschikken dagelijks over volledige inzichtelijke gegevens en prestatierapporten. Dankzij grondige projectgegevens en tijdstempels van het werk van elke technicus hebben managers beter toezicht op hun werkzaamheden en kunnen ze iemand bijsturen als die een fout maakt.

4. Effectieve gegevensopslag

Het rapport documenteert al het werk van de dag, de voortgang, fouten, schade, reparaties, interacties met klanten en zelfs de tijd voor elke uitgevoerde actie.

Het archiveert dus effectief alle essentiële en minder essentiële gegevens op één plek. De gegevens zijn zeer nuttig bij latere controles.

5. Productiviteit verbeteren

De buitendienstrapportage verhoogt ook de productiviteit van het personeel op locatie. Aangezien de managers de capaciteiten en logtijd van de teamleden beter kunnen controleren, kunnen ze hen aan de juiste taken toewijzen. Zo kunnen ze problemen van klanten productief oplossen.

6. Transparantie tot stand brengen

Omdat het rapport elk detail van de voortgang en gebreken van de locatie bevat, vergroot het de transparantie van het project en onder de veldwerkers.

Managers kunnen de technici analyseren en andere medewerkers kunnen zien hoe hun operaties hun medepartners helpen.

7. Helpt bij kostenverlaging

Aangezien field service reporting inzichtelijke gegevens oplevert, de productiviteit en efficiëntie verbetert en helpt om deadlines eerder te halen, leidt dit alles tot een verlaging van de operationele kosten. De technici gebruiken minder middelen omdat ze de taken snel afronden of problemen met klanten sneller oplossen.

8. Stimuleert teamwerk

Het rapport circuleert door de organisatie en benadrukt de verbeteringsgebieden op de site. Het moedigt teamwerk en effectieve samenwerking aan.

Monteurs in het veld kunnen de complicaties identificeren en samen een actieplan opstellen. Dit stimuleert de inspanningen van het team om vooruitgang te boeken en problemen op te lossen.

Hoe beheren verschillende bedrijven veldservicerapportage?

Hoewel het een handige methode is, kan het beheren van field service rapportage soms stressvol zijn. Terwijl je werkt aan de activiteiten van klanten en technici, tijdstempels analyseert en observeert wie wat heeft gedaan, kan het managers gemakkelijk overweldigen.

Veel bedrijven zitten zelfs vast in papieren processen, wat de procedure nog ingewikkelder maakt.

Bedrijven die digitale middelen hebben ingevoerd en software, tools en applicaties gebruiken, beheren echter (relatief) probleemloos.

De software vereenvoudigt hun proces door de rapporten te digitaliseren, te helpen bij het organiseren en volgen van informatie en de mobiliteit te vergroten.

Natuurlijk is het overgangsproces van papieren rapportages naar papierloze rapportages niet eenvoudig en kost het wat tijd. Daarom is het belangrijk om langzaam te beginnen en in het begin is het goed om slechts een paar stappen te digitaliseren en de online rapportage geleidelijk op te starten.

Een vergelijkbaar voorbeeld is het verhaal van Stony Valley, een in Canada gevestigd bedrijf dat actief is in de bouwsector. Hun team digitaliseerde eerst slechts een paar rapporten en breidde deze uit tot een digitale oplossing.

Cloudgebaseerde oplossingen helpen het management verder omdat ze direct worden bijgewerkt, zodat de managers snel elk probleem kunnen analyseren of de activiteiten op het veld kunnen volgen. Bovendien heeft iedereen altijd en overal eenvoudig toegang tot het rapport.

Sectoren die buitendienstrapporten gebruiken

Veel industrieën profiteren van field service reporting en gebruiken de methode voor directe updates en het volgen van projecten. Dankzij de functies voor het ter plaatse opslaan van informatie en gegevens kunnen bijna alle bedrijven die afhankelijk zijn van buitendienstmedewerkers dergelijke rapportages gebruiken. Hieronder worden er enkele genoemd:

• HVAC-teams
• Technische teams
• Olie- & gasbedrijven
• Bouwbedrijven
• Brand- en levensbeveiligingsindustrie
• Ondernemingen in medische apparatuur
• Beveiligingssysteem Ondernemingen
• Vastgoedbeheer
• Facilitair Bedrijf
• Industriële bedrijven
• IT- en telecommunicatiebedrijven
• Elektrische, hydraulische en verwarmingsdiensten
• Landschapsonderhoud & gazononderhoud Teams

FAQs

Voor wie wordt een veldservicerapport geschreven?

De technici schrijven het veldservicerapport voor managers, organisatoren, technici buiten het veld, C-pak operators en organisatieautoriteiten.

Het kan ook worden geschreven voor analisten die het rapport later kunnen gebruiken voor audits en voor klanten als bewijs van hun werk.

Wie schrijft en beheert field service rapporten?

De technici en medewerkers in het veld schrijven een servicerapport en vullen de vereiste gegevens in. Later beheren de projectmanagers, analisten en hogere bedrijfsfunctionarissen de rapporten.

Is het gebruik van field service report software goed?

Een buitendienstrapport gebruiken in plaats van papieren rapporten is een uitstekende keuze. De applicatie biedt veel voordelen, zoals mobiliteit, veilige gegevens, eenvoudige toegang, onmiddellijke levering, verbeterde organisatie, transparantie, betere tracering en handig gebruik.

Samenvatting

Het schrijven van een veldservicerapport is uiterst nuttig voor een organisatie omdat het een betere opvolging van de activiteiten, zichtbaarheid van het project, klanttevredenheid en vooruitgang ter plaatse biedt.

Omdat het rapport geen strikt formaat heeft, kan iedereen het gemakkelijk schrijven. Het invoeren van klant- en technicusinformatie, projectgegevens en tijdschema’s is echter essentieel.

Field servicerapportage biedt vele voordelen, zoals efficiëntie, productiviteit, winstgevendheid, soepelere workflow, transparantie, verantwoording, ideeën voor kostenbesparing en inzichtelijke gegevens.

Vraag je technici dus om dagelijkse servicerapporten te schrijven en op de hoogte te blijven van de werkzaamheden op het terrein.