Versnel vastgoedinspecties van 1 dag naar 3 uur met schaalbare mobiele oplossing

Moat Housing Association is gevestigd in het zuidoosten van Engeland en bouwt betaalbare woningen van hoge kwaliteit voor mensen die huisvesting nodig hebben. Moat is er trots op tot de top 30 van woningcorporaties in het Verenigd Koninkrijk te behoren en beheert meer dan 20.000 woningen in Zuidoost-Londen, Kent, Essex en Sussex.

We hebben de tijd voor een Huurderscontrole teruggebracht van 40 naar ongeveer 20 minuten. En terwijl een boedelinspectie soms meer dan 1 werkdag in beslag nam, duurt een dergelijke inspectie met Resco nu ongeveer 3 uur.

Dani Copeland, Moat Woningbouwvereniging

Uitdaging

Moat geeft er al lang prioriteit aan om frontliniemedewerkers toegang te geven tot hun werk terwijl ze in het veld zijn, maar ze vonden het een uitdaging om de juiste oplossing te vinden. Vier jaar geleden begonnen ze Microsoft Dynamics 365 te gebruiken als hun belangrijkste CRM-systeem en daarom waren ze op zoek naar een volledig geïntegreerde mobiele oplossing.

Zoals veel woningcorporaties is hun voorraad wijdverspreid. Het personeel moest papieren pakketten voorbereiden voor de bezoeken, huurdersgegevens meenemen naar de locaties, wat veiligheidsproblemen opleverde, en terugkeren naar kantoor om de bezoeken en inspecties op te schrijven.

Moat had een gedeeltelijke mobiele mogelijkheid via een interne applicatie. Deze integreerde echter niet met Microsoft Dynamics 365 en bood beperkte functionaliteit. De licenties moesten worden vernieuwd.

Oplossing

Moat ging in zee met RedKiteCRM, een doorgewinterde implementatiepartner van Resco, die de oplossing voor Microsoft Dynamics 365 en de mogelijkheden ervan aan de vereniging demonstreerde. Resco Inspections+ oplossing voor Microsoft Dynamics 365 en de mogelijkheden ervan aan de vereniging demonstreerde. Sindsdien heeft Resco, met de hulp van RedKiteCRM, Moat in staat gesteld om haar gegevens te consolideren in één veilig, centraal systeem – wat zichtbaarheid biedt in haar hele bedrijf. Papieren vastgoedinspecties zijn gedigitaliseerd. Huisvestingsmedewerkers kunnen snel formulieren invullen, foto’s uploaden en reparaties melden waarbij de gegevens automatisch en in realtime naar hun Microsoft Dynamics 365 stromen.

Huurbezoeken en audits van starters zijn gedigitaliseerd, wat betekent dat de resultaten van vergaderingen en acties duidelijk worden vastgelegd en traceerbaar zijn in het systeem. Ze hebben het personeel in staat gesteld om gevallen van asociaal gedrag te beheren, oproepen en bezoeken te registreren, klant- en vastgoedgegevens te bekijken en acties te ontvangen van de maandelijkse brandrisicobeoordelingen die door hun externe aannemer worden uitgevoerd – allemaal via hun iPads. Inspections+ op hun iPad.

Met de ondersteuning van RedKiteCRM heeft Moat het project in twee fasen aangepakt. Fase 1 omvatte de branding van de Resco Inspections+ app met de Moat-kleuren en het Moat-logo, vastgoedinspecties, brandrisico-acties, reparatierapportage, ASB case management en toegang tot essentiële klant- en vastgoedinformatie.

Fase 2 richtte zich op het digitaliseren van aanvullende papieren formulieren en het toevoegen van functionaliteit die werd geleverd door hun vorige interne mobiele oplossing, waaronder schoonmaak- en tuinierenquêtes en integratie met hun inkoopsysteem Proactis. Hierdoor konden hun Neighborhood Response-teams bestellingen voor materialen op afstand plaatsen via Inspections+ en ook hun reparaties beheren.

Voordelen

Moat heeft nu een mobiele oplossing die eenvoudig te gebruiken is, offline beschikbaar is en frontliniemedewerkers binnen handbereik toegang geeft tot informatie over klanten en bedrijfsmiddelen. De Resco Inspections+ Dynamics 365 heeft een aanzienlijke tijdsbesparing opgeleverd, waaronder kortere reistijden en een kortere duur van verschillende inspecties en auditbezoeken.

Als klantinformatie beschikbaar is op een mobiel apparaat, vermindert dat de papierwerk- en administratiekosten en kan het personeel sneller reageren op problemen die in het veld worden geregistreerd. Bovendien maakt de mogelijkheid om foto’s te uploaden naar hun CRM het makkelijker om aannemers verantwoordelijk te houden als dat nodig is.

Huurderscontroles en vastgoedinspecties worden nu uitgevoerd via gedigitaliseerde formulieren, waardoor de gemiddelde duur van elk bezoek met de helft is gedaald. Verdere besparingen worden gerealiseerd doordat het personeel geen tijd meer hoeft te besteden aan het voorbereiden van papieren pakketten en het terugkeren naar kantoor om bezoeken op te schrijven.

De mobiele app Resco Inspections+ mobiele app is eenvoudig te gebruiken door de overeenkomsten met Microsoft Dynamics 365, waardoor Moat het extra voordeel had dat er minimale training voor het personeel nodig was.

Met het oog op de toekomst is Moat nu van plan om Resco uit te rollen naar andere bedrijfsonderdelen, met Inspections+ Property als het volgende aandachtsgebied.

• Tijd voor boedelinspectie teruggebracht van 1 dag naar 3 uur
• Eigendomsinspectie en huurderscontrole 50% korter – van 40 naar 20 minuten
• De reis terug naar kantoor om de resultaten van het bezoek op te schrijven is volledig geschrapt, waardoor tot een uur per dag wordt bespaard
• Administratieve ondersteuning voor eerstelijnspersoneel om reparaties te melden teruggebracht van 1 uur naar 10 minuten per dag
• FRA- en H&S-zorgen direct gesignaleerd
• Geen GDPR-problemen meer omdat klantgegevens worden verwerkt door een volledig versleutelde mobiele oplossing, niet door papierwerk
• Besparingen op interne ontwikkelings- en licentiekosten van de vorige mobiele oplossing

Voor organisaties die Microsoft Dynamics 365 CRM gebruiken, is Resco de voor de hand liggende keuze.

Moat Woningbouwvereniging