Hoe HG Technology een klant hielp tijd en geld te besparen met een krachtige integratie van Inspections+, Power Automate & Power BI

Download case study 2 min read

Enhanced data collection & reporting
Improved team performance
Seamless integration with Microsoft tools

Over HG Technologie

HG Technology is a London-based consultancy that specializes in cloud-based solutions.

As a Microsoft Silver Partner, it uses the full Microsoft 365 suite to help its clients’ digital transformation.

The company creates tailored systems that enhance its clients’ business operations. These include inspection software, data and document management, and bespoke applications.

One of the company’s construction industry clients struggled with ineffective inspection processes. The client’s workers were still using paper reports during routine inspections. To improve the client’s process, HG Technology looked for a digital solution. That’s when they found Inspections+.

In this story, Millie Beere, Product Manager at HG Technology, shares how Inspections+ helped their client improve its inspection process, saving time and money.

Uitdaging: Controleurs voorzien van de vereiste gegevens

The problem that HG Technology’s client faced was a clunky and time-consuming inspection process.

We hebben ontdekt dat de aggregatenindustrie te maken heeft met routinematige externe audits. Daarom moeten ze routinematige inspectierapporten van hun apparatuur overleggen.

Before Resco, the client’s workers reported on inspections with a simple pen and paper. Digitizing this type of data took a lot of time, and the workers didn’t find the time to do it.

After inspections, the workers often misplaced reports and lost their work without a trace. As a result, our client’s workers couldn’t provide auditors with the required data, Milllie adds. This all changed when HG Technology recommended Inspections+.

Oplossing: Overschakelen van papieren naar digitale rapporten met Inspections+ en Microsoft suite

HG Technology made several customizations to meet its client’s needs.

Resultaat: Effectievere inspecties die tijd en geld besparen

Going digital helped HG Technology’s client make its inspections more effective. The client replaced manual paper forms with a fully customized digital solution.

With Inspections+, the client users can now conduct inspections from any mobile device, online or offline.This streamlined process makes inspections much more efficient. It saves the client time and resources that the workers used to spend on digitizing paper forms and lost reports.

Ik zou het aanraden Inspections+ aan bedrijven die regelmatig inspecties uitvoeren. Vooral aan bedrijven die hun processen nog niet hebben gedigitaliseerd. Door samen te werken met een Resco-partner hoeft de implementatie misschien maar een klein beetje werk te zijn. De oplossing bespaart de werknemers tijd en hun werkgevers geld,

besluit Millie Beere van HG Technology

Verbeterde manier om apparatuurgegevens te presenteren voor gebruikers van de klant en externe auditors

We hebben de oplossing aangepast om een betere manier te creëren voor het opslaan en presenteren van apparatuurgegevens.

Er waren twee belangrijke gegevensstromen in dit proces. De eerste ging over het importeren van de apparatuurgegevens en het up-to-date houden ervan. Om dat te bereiken gebruikte HG Technology een integratie van Power Automate en SharePoint-lijsten. Deze werd gebruikt om apparatuurgegevens te synchroniseren van SAP naar Inspections+.

Hierdoor konden de gebruikers van de klant live apparatuurgegevens bekijken in de applicatie Inspections+ en toegang krijgen tot de relevante rapporten.

We konden de activa presenteren in een formaat waarmee de werknemers al vertrouwd waren dankzij hun ervaring met SAP.

De tweede gegevensstroom ging over het exporteren van de gegevens van Inspections+.

We integreerden ook Microsoft SharePoint en Power Automate om vragenlijsten, inspecties en audits te exporteren en op te slaan.

Na implementatie konden de gebruikers van de klant digitale inspecties exporteren in PDF-formaat. De gegevens werden vervolgens automatisch opgeslagen en bewaard in SharePoint, klaar om te worden gedeeld met externe auditors voor beoordeling. Zo konden de gebruikers van de klant alle gegevens verzamelen en op een gebruiksvriendelijke manier delen.
Verbeterde teamprestaties met afdelingsrelevante gegevens

Een andere aanpassingsbehoefte van de klant van HG Technology was om afdelingsspecifieke gegevens in een oogwenk te kunnen bekijken. Bijvoorbeeld het aantal voltooide inspecties voor de huidige maand. Of welke apparaten ze al geïnspecteerd hadden. Om dat te bereiken integreerde HG Technology Microsoft Power BI in Inspections+.

Door een Power BI-dashboard te implementeren in Inspections+ konden gebruikers de prestaties van hun team snel en effectief beheren. Het dashboard gebruikt de gegevens die zijn opgeslagen in Resco om interactieve en drill-down dashboards te maken.

Door teammanagers te voorzien van kwaliteitsgegevens en door de gegevens gemakkelijker toegankelijk te maken, kon de klant zijn teamprestaties verbeteren.

Deze functie voorkomt dat gebruikers tonnen informatie moeten bekijken om te vinden wat ze nodig hebben. De klant kan kiezen welke gebruikers welke gegevens kunnen bekijken.

Afdelingsspecifieke projecten zorgen er ook voor dat gebruikers niet overweldigd raken. Ze zien alleen relevante informatie. Het verhoogt de veiligheid van gegevens en bespaart onze klant tijd.
Live meldingen helpen problemen sneller op te lossen

HG Technology heeft verschillende aanpassingen gemaakt in de vragenlijstsjablonen van de Inspectie app. Dit hielp de klant zijn inspectieproces te stroomlijnen.

Een voorbeeld is ‘Storingsmeldingen’. Deze functie laat managers weten wanneer een inspecteur een probleem ter plaatse ontdekt. Het maakt het mogelijk om de locatie van de storing te delen en of de werknemer het probleem heeft opgelost. Dit leidt tot een snellere oplossing van storingen en minder machinestilstand.

De mogelijkheid om meldingen in te stellen is belangrijk. Het belangrijkste doel van het uitvoeren van inspecties is om op de hoogte te blijven van wat wel of niet werkt. Problemen worden sneller opgelost als teamleden op de hoogte worden gebracht van een probleem.
Meer inspecties gedaan dankzij de offline modus

Een enorm voordeel van Inspections+ is de offline modus. Dankzij deze functie kunnen werknemers inspecties uitvoeren vanaf hun mobiele apparaat. Overal en altijd, met of zonder toegang tot internet.

Inspecteurs hebben vaak de hele dag geen toegang tot internet. Offline toegang hebben tot inspecties heeft aanzienlijke voordelen. Het verhoogt de kans dat inspecties worden uitgevoerd.

De klant van HG Technology zag ook de tijd die nodig was om een inspectie af te ronden verminderen. Voordat ze digitaal gingen werken, waren de inspecteurs meerdere uren per week op kantoor om hun bevindingen over te typen. Daarom werden de rapporten soms niet afgemaakt en was het proces tijdrovend. Met Inspections+ konden de gebruikers van de klant meer inspecties uitvoeren in een kortere tijd.

Resultaat: Effectievere inspecties die tijd en geld besparen

Door digitaal te gaan, kon de klant van HG Technology zijn inspecties effectiever maken. De klant verving handmatige papieren formulieren door een volledig op maat gemaakte digitale oplossing.

Met Inspections+kunnen de gebruikers van de klant nu inspecties uitvoeren vanaf elk mobiel apparaat, online of offline. Dit gestroomlijnde proces maakt inspecties veel efficiënter. Het bespaart de klant tijd en middelen die de werknemers vroeger besteedden aan het digitaliseren van papieren formulieren en verloren rapporten.

Ik zou het aanraden Inspections+ aan bedrijven die regelmatig inspecties uitvoeren. Vooral aan bedrijven die hun processen nog niet hebben gedigitaliseerd. Door samen te werken met een Resco-partner hoeft de implementatie misschien maar een klein beetje werk te zijn. De oplossing bespaart de werknemers tijd en hun werkgevers geld,

besluit Millie Beere van HG Technology

Learn more about Inspections+